Das vierte und damit letzte Quartal von 2020 wurde erreicht – Dies bedeutet für die meisten Unternehmen, das bisherige Geschäft zu reflektieren und Budget für das kommende Jahr zu planen. Großunternehmen steuern ihr Budget, sei es in der IT oder anderen Bereichen, professionell und langfristig. Kleinere Firmen und der Mittelstand agieren hingegen meist spontan und es herrscht kaum bis wenig Transparenz über ihre IT-Ausgaben. Planlos Hard- und Software sowie Personal einzukaufen kann jedoch ganz schön teuer werden. Daher haben wir einige Tipps zusammengetragen, wie das Budget in der IT sinnvoll geplant werden kann.
Den aktuellen Status Quo ermitteln
Bevor es in die Budget-Planung für das neue Jahr geht, sollten sich Geschäftsführung und IT darüber im Klaren sein, was genau benötigt wird. Folgende Fragen sollten geklärt werden, um Unzufriedenheit und unnötige Kosten zu vermeiden:
- Welche Hard- und Software wird aktuell genutzt und wie hoch sind die Kosten?
- Wie lange werden Hard- und Software genutzt?
- Wie lange sind Server, PCs und Notebooks schon im Einsatz?
- Wie oft muss Software aufgrund von Releases erneuert werden?
- Gibt es klar definierte und dokumentierte Arbeitsabläufe?
Sind diese Fragen geklärt, wird deutlich, was bereits vorhanden ist, was ausgetauscht und was neu eingekauft werden muss.
Soft- und Hardware austauschen
Oft ändern sich die Arbeitsumstände, worauf natürlich auch Hard- und Softwareanbieter reagieren. Im Zuge der Corona-Pandemie wurde der Bedarf an Messaging- und Videokonferenz-Tools deutlich größer. So hat sich beispielsweise Microsoft Teams in der Funktionsweise deutlich erweitert. Auch der Veranstaltungsbereich hat sich von klassischen Messen vor Ort auf die virtuelle Übertragung via Streaming-Diensten oder Online-Konferenz-Anbietern verlagert. Für Unternehmen bedeutet dies enorme Veränderungen in der Budget- und Zeitplanung. So müssen Mitarbeiter, zum Beispiel aus dem Vertrieb, nicht mehr zu weit entfernten Messen reisen, sondern nehmen direkt vom Schreibtisch an Events teil. Damit verringert sich das Budget für Reise- und Marketingmaterial-Kosten. Auf der anderen Seite entstehen wiederum mehr Kosten, wenn eigene virtuelle Veranstaltungen organisiert werden: die Anschaffung passender Software und nötigem technischen Equipment wird unumgänglich.
Zentrale Hardware muss teilweise jährlich erneuert werden. Bei Servern, PCs und Notebooks ist die Lebensdauer hingegen länger. Ein Austausch ist in der Regel nicht häufiger als alle fünf Jahre notwendig. Budgetschonend ist es auch, die Beschaffungen zu bündeln, um Mengen-Rabatte bei Anbietern und Herstellern zu bekommen. Wird Hardware gebündelt eingekauft, werden nicht nur Kosten und Aufwand gespart, es entsteht auch eine Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse.
Die Liste und Maßnahmen an Soft- und Hardware, die ausgetauscht oder erweitert werden muss, variiert von Unternehmen zu Unternehmen und sollte unbedingt bei der IT-Budget-Planung vorab bedacht werden.
Prozesse standardisieren
Die Standardisierung von Endgeräten und Prozessen kann zu immensen Kostenersparnissen führen. Nutzt die IT-Abteilung beispielsweise die gleiche Soft- und Hardware, erleichtert dies den Arbeitsaufwand und spart Kosten, da sich langwierige Supportaufwände in Grenzen halten. So sollte zum Beispiel entschieden werden, welches Betriebsprogramm auf PCs und Notebooks zum Einsatz kommt – Ob Windows, Android oder MacOS. Gleiches gilt für die Hardwareprodukte wie Rechner, Telefone und Monitore oder Fernseher. Budgetfreundlich ist auch ein standardisierter Arbeitsprozess. Wie erreichen die IT Anfragen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, per E-Mail, Ticket oder persönlicher Ansprache? Wie priorisiert die IT ihre Aufgaben und wann werden diese umgesetzt? All dies hat Einfluss auf das IT-Budget. Werden Prozesse auf Dienstleister ausgelagert, sind Standardisierungen ebenfalls von großem Vorteil.
So erleichtert der Einsatz der Low-Code Technologie bei der Standardisierung von Prozessen den Arbeitsalltag. Durch Low-Code Anwendungen werden aufwändige, händisch erstellte Vorgänge digitalisiert. Dies bezieht sich besonders auf die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Daten. Im Vergleich zu herkömmlicher Software, werden Anwendungen mit Low-Code individuell und schneller entwickelt, wodurch enorme Kostenersparnisse erzielt werden.