Projektmanagement und Multiprojektmanagement

Scopeland entwickelt Spezialanwendungen für ein flexibles Projektmanagement und Multiprojektmanagement.

Heutzutage stehen große Unternehmen immer häufiger vor der Herausforderung, spezifische
Geschäftsaktivitäten innerhalb komplexer Projekte zu bündeln und durchzuführen. Basierend auf der Erkenntnis, dass starre Projektplanungen im Regelfall schnell Ihre Gültigkeit verlieren, bedarf es zur optimalen Realisierung eines Projekts nicht nur einer professionellen Projektarbeit sondern auch eines effektiven Managementinstruments, mit dem sich das gesamte Projekt inklusive seiner einzelnen Ereignisse problemlos kontrollieren, steuern und im Falle von Zielabweichungen, Planänderungen oder veränderter Rahmenbedingungen anpassen und aktualisieren lässt.

Anforderungen

Ob es sich um ein großes, komplexes Projekt oder eine relativ einfache Arbeitsablaufplanung
handelt, die Ansprüche an ein zielorientiertes Projektmanagement sind stetig die gleichen:

  • Entlastung der Projektleitung von administrativen Aufgaben: Der Anspruch eines Projektleiters, die Mitarbeiter bei der Lösung komplizierter Aufgaben zu unterstützen bzw. dafür die geeigneten Voraussetzungen zu schaffen, leidet unter der Tatsache, dass der Betroffene viel Zeit in administrative Vorgänge, wie das Einfordern von Ist-Daten, die Suche nach Ergebnisdokumenten und die Einhaltung von Qualitätsstandards investieren muss.
  • Erkennen von Handlungsbedarf: Ein effizientes Kontrollsystem zur Beherrschung komplexer unternehmensübergreifender Prozesse muss managementrelevante Ereignisse, d.h. erkennbare Abweichungen vom vordefinierten Prozesspfad, die ein Eingreifen der entsprechenden Verantwortlichen erfordern, zuverlässig erkennen bzw. abbilden können.
  • Durch die zeitnahe Benachrichtigung aller Verantwortlichen bei gravierenden Zielabweichungen sind diese in der Lage, Gefährdungen bezüglich der Zielerreichung durch Anpassung der Leistungs-, Zeitplan- und/oder Kostenvorgaben unverzüglich entgegenzusteuern.
  • Die Sicherung der Aufgabenvollständigkeit und die Einhaltung von Qualitätsstandards sind weitere wichtige Anforderungen, die ein effektives Projektcontrolling erfüllen muss.

 

Lösungsansatz

Um der Tatsache gerecht zu werden, dass Abweichungen vom Initialprojektplan häufig schon
unmittelbar in der Startphase des Projekts auftreten, stehen zwei unmittelbar hintereinander
geschaltete Funktionen im Mittelpunkt der Betrachtung.

  • Erkennen von handlungsrelevanten Ereignissen über vordefinierte Auslösemuster.
    Eine hohe Zuverlässigkeit lässt sich hier nur über eine Automation erreichen. Auslösemuster für Handlungsnotwendigkeiten lassen sich durch einfache oder komplexe Bedingungen festlegen, d.h. die Identifikation managementrelevanter Ereignisse können durch Agenten in den operativen Systemen automatisiert und Nachrichten über dynamische Konfiguration von alarmrelevanten Ereignismustern ausgelöst werden (Alarm-Typen).
  • Reaktionszeitverkürzung durch automatische Benachrichtigung (Reaktionsmuster)
    Aktionen müssen unverzüglich erfolgen, wobei neben der Benachrichtigung auch andere Maßnahmen ausgelöst werden können. Reaktionsmuster, die vom Anwender selbst gestaltbar sind, beschreiben, welcher Aktionstyp und in welcher Form die Aktion ausgelöst wird. Über Agenten in den jeweils operativen Abwicklungsverfahren werden diese Reaktionsmuster überwacht und verzugslos die geforderten Maßnahmen wie Benachrichtigung eingeleitet.

Die Informationsbereitstellung geschieht über Standardmedien (Email, SMS,...) und kann sowohl durch eine direkte Adressierung an Personen oder Personengruppen, als auch durch eine indirekte Adressierung über Objekte (z.B. „Programmierung ERP-Schnittstelle“) oder Rollen (Termin- oder Kostenverantwortung) erfolgen. Dabei werden die gewählten Übertragungsmedien Personen oder alarmspezifisch bestimmt und das nicht vom Alarmverursacher sondern vom benachrichtigten Manager selbst. Somit kann der betroffene Entscheider das Volumen der Benachrichtigungen entsprechend seiner Zuständigkeiten bzw. Prioritäten und über variable Schwellwerte und Häufigkeitsauslösungen bei einzelnen Ereignissen regeln.

Vorteile:

Der Einsatz des Projekt Ereignis Management-Systems, z.B. als Instrument zur Durchführung von IT-Projektcontrolling, bietet weitreichende Nutzenvorteile sowohl im organisatorischen, als auch, über Zeitparameter, im finanziellen Bereich. Die Vorgaben des Systems bezüglich Ergebnisdokumentation und Aufgabenwahrnehmung garantieren einheitliche Qualitätsstandards innerhalb der Projektabwicklung, der Projektleiter wird hinsichtlich administrativer Aufgaben erheblich entlastet. Durch automatisierte vordefinierte Auslöse- und Alarmmuster ist gesichert, das der Projektleiter Abweichungen von Zielvorgaben zeitnah erkennen und entsprechende korrigierende Maßnahmen ergreifen kann. Kurzfristige Wenn-Dann-Auswertungen ermöglichen den entsprechenden Projektmitarbeitern, Realisierungsalternativen durch Simulation von Veränderungen bei Leistungs-, Personaleinsatz- oder Budgetparametern zu bestimmen.

Weitere Leistungsmerkmale des Systems sind die webbasierte Ist-Datenerfassung und die
Kostenträger- bzw. prozesskostenorientierte Plan- und Ist-Kostenbehandlung.