Integriertes Dokumentenmanagement
Dokumente in der Datenbank speichern, und zwar homogen und voll integriert als Teil der Anwendung - das ist ein Lösungsansatz, der sich von herkömmlichen Document Management Systemen (DMS) grundlegend unterscheidet. Zielstellung ist hierbei nicht primär die langfristige Archivierung oder die Abbildung eines Papierarchivs mit elektronischen Mitteln, sondern Dateien (gescannte Dokumente, Text-Dateien, Abbildungen u.s.w.) als Bestandteil sachdatenbezogener Datenbankanwendungen zu handhaben.
Es ist eine verbreitete, aber falsche Annahme, dass ein proprietäres Dokumentenmanagement- und Archivsystem allein schon deshalb notwendig sei, weil eine Datenbank bei einem massiven Zugriff vieler Benutzer auf sehr große Datenbestände überfordert wäre. Bereits 1999 wurde dieses Vorurteil in einer groß angelegten und aufsehenerregenden gemeinsamen Untersuchung durch ein Konsortium der vier Firmen Sun, Siemens, Informix und Scopeland widerlegt. Es wurde klar nachgewiesen, dass es - und zwar schon mit der damaligen Technik (!) - möglich ist, mit SCOPELAND Zugriffszeiten von unter einer Sekunde bei 400 gleichzeitigen Benutzern und mehr als 40 Millionen Dokumenten in einer Informix - Datenbank auf einem SUN-Server sicherzustellen. Ähnliche Benchmarks liegen auch von anderen Datenbankherstellern vor.
Und Funktionen zum inhaltlichen Suchen (Volltextrecherche u.ä.) innerhalb der Datenbank-Dokumente stellen die meisten heutigen RDBMS ebenfalls zur Verfügung. Anders aber als ein in sich geschlossenes Dokumentenmanagementsystem bietet eine Datenbank die Möglichkeit einer nahtlosen Integration in die Welt der strukturierten Sachdaten. So wird ein störender Systembruch zwischen Datenbankanwendung und Dokumenten vermieden.
Es ergeben sich die folgenden elementare Features:
- Individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche und -führung
- Verschlagwortung über beliebig viele Schlagworte
- kombinierbar mit beliebigen strukturierten Sachdaten, auch relational verknüpft
- hierarchische Einordnung (Foldersystem)
- Beliebige Struktur von Suchbedingungen
- Status zum Dokument mit integriertem Workflow
- Möglichkeit zum Sperren während der Bearbeitung (Soft-Lock)
- Darstellung als Teil der Anwendung
- Neu-, Export- und Importfunktionen
- Aufbau einer übergeordneten Struktur (Akten mit Aktenzeichen, Unterakten u.s.w.) mit geringem Aufwand möglich
Alternativ ist es auch möglich, die Dokumente statt in der Datenbank im Dateisystem zu halten und dennoch in gleicher Art und Weise zu verwalten. In diesem Fall werden nicht die Dokumente, sondern die Pfade/Dateinamen verwaltet. Auch eine redundante, doppelte Speicherung und ein Andocken eines klassischen Archivsystems sind möglich.
Sonstige Vorteile:
- wahlweise unter Windows oder im Web
- einfache Datensicherung, da die Dokumente in der Datenbank liegen
- fein abgestufte Zugriffsrechte
- Möglichkeit der Replikation (mit Datenbank-Mitteln)
- Möglichkeit selektiven Zugriffs auf Offline-Arbeitsplätzen
- verfügbar für alle marktführenden Datenbanksysteme
