Elektronisches Dokumentationssystem für den Maßregelvollzug

Jährlich werden in Brandenburg mehrere dutzend Patienten von einem Strafgericht zu einem Aufenthalt im Maßregelvollzug verurteilt. Dies ist eine durch ein Strafgericht festgelegte Nebenfolge bei einer Verurteilung. Dazu zählen strafgerichtlich angeordnete, gesicherte Behandlungen und Unterbringungen von psychisch kranken oder suchtkranken Straftätern und Straftäterinnen, die deshalb nicht straffähig sind, in forensischen Fachkrankenhäusern. Hierbei sind bundes- und landesrechtliche Regelungen wie bspw. JGG, StPO, StGB, PsychKG etc. einzuhalten.

Aufgabenträger ist das jeweilige Bundesland, welches diese Aufgabe unter anderem aber auch an private Krankenhausträger übertragen kann. Im Bundesland Brandenburg wurden die Asklepios Fachkliniken Brandenburg GmbH und die Martin Gropius Krankenhaus GmbH als Beliehene mit dieser hoheitlichen Aufgabe betraut. Die fachliche Aufsicht erfolgt jedoch weiterhin durch das Landesamt für Umweltschutz, Gesundheit und Verbraucherschutz (LUGV) als auch durch das Ministerium für Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz (MUGV).

Jährlich werden ca. 300 Patientendaten und über 1.000 historische Daten von der Landesstelle verwaltet. Zu diesem Zweck entwickelte Scopeland in Zusammenarbeit mit dem Landesamt für Umwelt, Gesundheit und Verbraucherschutz Brandenburg, eine äußerst komplexe Fachanwendung zur Erstellung eines elektronischen (Patienten-) Dokumentationssystems für den Maßregelvollzug. Dieses ist äußerst komplex, da der komplette Verfahrensprozess von der Verurteilung durch ein Strafgericht über die Aufnahme, den jeweiligen speziellen Verlauf (inkl. Lockerungsmaßnahmen, Verlegungen etc.), der Entlassung und ggf. Wiederaufnahme, bis hin zur medizinischen Vorgeschichte abgebildet werden kann. Eines von mehreren besonderen Features ist der spezifisch für jeden Patienten generierte Zeitstrahl. Dieser enthält den gesetzlich vorgeschriebenen Verlauf speziell für jeden Maßregelvoll­zugspatienten. Zusätzlich werden die Lockerungsmaßnahmen, Therapiemaßnahmen, besondere Vorkommnisse, Diagnosen usw. speziell für jeden Patienten automatisch im Zeitstrahl bis zur Entlassung bzw. einer Verlegung generiert. Darin liegt auch die besondere Effizienz und Effektivität dieser Softwarelösung. Alle maßgeblich am Fachverfahrensprozess des Maßregelvollzugs Beteiligten werden in der Applikation involviert und können so in die Verwaltung und Bearbeitung mit eingebunden werden. Das Hin- und Herschicken von Patientenformularen und Diagnoseabfragen etc. wird somit effizienter und die Bearbeitungszeit kann erheblich reduziert werden. Dennoch kann, wie vom Auftraggeber gewünscht, ein hoher Datenschutz- und Qualitätssicherungsgrad eingehalten werden.

Ein weiteres besonderes Feature ist die Klinikanbindung an das elektronische (Patienten-) Dokumentationssystem. Klinikmitarbeiter können auf bestimmte Datensätze ihrer Patienten zugreifen, Formulare und Masken zu Therapien, Diagnosen etc. ausfüllen und diese anschließend dem Landesamt übersenden. Dieses Verfahren ist durch eine starke Authentifizierung gesichert.

Im Falle einer Vertretung innerhalb der Kliniken, sollte eine Vertreterregelung mit implementiert werden. Die Maßgabe war, dass Ärzte im Vertretungsfall Einsicht in die Patientenakte nehmen können. Dazu wird dem zuständigen Mitarbeiter im LUGV eine Freischaltabfrage via E-Mail zugesandt. Dieser kann dann selbst von unterwegs aus dem Arzt die Berechtigung für einen einzelnen Patienten oder aber auch für alle in der Klinik befindlichen Patienten zeitlich begrenzt freizuschalten.

Aus Sicht der Fachaufsicht werden anhand der neuen Fachverfahrenslösung u.a. folgende Aufgaben unterstützt:

  • Bearbeiten von Stammdaten
  • Verwalten von Aufnahmedaten sowie diagnostischer und prognostischer Daten,
  • Verwalten der Entlassungsdaten,
  • Verwalten der Gutachten und Gutachter (inkl. Adressen),
  • Versendung von Aufgaben via E-Mails an interne Mitarbeiter bzw. auch an das Klinikpersonal,
  • automatischer Versand von Erinnerungs- und Mahnmails zu bestimmten Vorgängen und Ereignissen an die Kliniken,
  • Budgetverwaltung,
  • Gesundheitsfürsorge (mit automatischer Generierung der Behandlungsscheine),
  • automatische Erstellung eines Zeitstrahls hinsichtlich des Klinikaufenthaltes, Therapien
  • Monatsberichte und -statistiken für das Ministerium,
  • jährliche Kerndatensatz für das Ministerium,
  • flexible und programmierfreie Erstellung komplexer Statistiken, Reports, Geschäftsberichten und Übersichten,
  • etc.

Aus Sicht der beliehenen Fachkliniken können u.a. folgende Aufgaben effizienter bearbeitet und übersandt werden:

  • Meldung von Lockerungsmaßnahmen an das Landesamt,
  • Meldung von besonderen Vorkommnissen an das Landesamt,
  • Meldung von Diagnosen,
  • Beantragung bezüglich Vertretungen,
  • Meldung von Beschwerden, Eingaben, Petitionen,
  • etc.